Jos uskotaan tyypillisiä juristien kirjoittamia ohjeita, pitäisi kirjallinen sopimus tehdä jokaisesta nappikaupasta. Jokainen oikeasti elänyt tietää, ettei näin tietenkään tapahdu. Jopa hiukan irvokasta onkin, että useimmat juristien toimeksiannot tehdään ilman kirjallista sopimusta. Silti kirjallisella sopimuksella on kiistattomasti omat etunsa ja paikkansa. Mitä hyötyä kirjallisesta muodosta on ja milloin?

Kirjallisen sopimuksen hyödyt

Lakimiehet puhuvat toisinaan sopimusdokumentaatiosta. Ärsyttävän mutkikas ilmaisu on samalla täsmällinen. Paperille laitettu teksti dokumentoi osapuolten sopimia asioita. Kirjallisen sopimuksen hyödyissä onkin kysymys riittävästä dokumentoinnista. Dokumentoinnille on monia hyviä syitä:

  • Muistin vahvistus. Kirjallisen sopimuksen tai kirjallisen sopimusdokumentaation tekemisessä ensimmäinen hyöty on yksinkertaisesti muistin tukeminen. Harva muistaa täsmällisesti kuukausia vanhoja asioita. Sovittiinko toimitukseen valkoiset vai luonnonvalkoiset laatat? Oliko niiden hinta 8 vai 8,50 euroa neliöltä ja voiko saumausaineen laskuttaa erikseen?
  • Yhteinen ymmärrys. Vaikka oma muisti olisi viiltävän terävä, kovin usein päädytään ymmärtämään keskustelu eri tavalla toisen osapuolen kanssa. Tätä tapahtuu mitä yksinkertaisimmissa asioissa. Tarkoittiko ”perusvalkoinen laatta” mattapintaista vai kiiltävää laattaa? Sanomattakin on selvää, että riski väärinymmärryksille kasvaa vieraita kieliä käytettäessä ja erilaisista kulttuurisista taustoista asioita lähestyttäessä. Sitä vastoin monia epäselvyyksiä vältetään kirjoittamalla sovittava asia auki paperille ennen herrasmiesten lopullista kädenpuristusta.
  • Sopimuksen pätevyys. Joissain tapauksissa kirjallinen kommunikaatio tarvitaan sopimusehdon pätevöittämiseksi. Esimerkiksi työsuhteen koeaikaa ei käytännössä ole, jos siitä ei ole sovittu kirjallisesti. Määräaikainen työsopimus on toistaiseksi voimassaoleva, jos määräaikaisuuden perustetta ei ole kirjattu työsopimukseen. Kiinteistökauppa ilman kirjallista muotoa ja kaupanvahvistajan kuittausta on tyhjiä puheita. Samoin testamentti. Jos kuluttajalle ei anneta kotimyynnissä tietoa 14 vuorokauden peruuttamisoikeudesta, venyy peruuttamisoikeus 12 kuukauteen.
  • Vastuun rajoittaminen. Kaikessa kaupankäynnissä saatavan kauppahinnan pitäisi olla järkevässä suhteessa otettavaan riskiin. Jokaisen myyjän kannattaakin rajoittaa vastuutaan. Asiakasystävällisin tapa on ilmaista riittävän tarkasti mitä lupaa. Mitä urakkaan kuuluu ja mitä ei kuulu? Toisena tärkeänä tapana on – erityisesti yritysten välisessä kaupassa – euromääräiset tai vahinkolajiin liittyvät rajoitukset. Sellaisia on turha väittää sovitun suullisesti, tosipaikassa tarvitaan paperi.

Vaadi tärkeiden sopimusten dokumentointia

Toimitusjohtajan tai vastaavan yritysjohtajan kannattaa ohjeistaa organisaationsa tekemään tärkeimmät sopimukset kirjallisesti. Mitkä sitten ovat tärkeimpiä? Kyllä ne maalaisjärjellä tunnistaa. Nyrkkisääntönä, silloin kun asia on yksinkertainen, sen muistaa ilman papereitakin. Silloin kun asia on vähäpätöinen, ei haittaa vaikka unohtaisi. Ja toisinpäin ilmaistuna, mitä monimutkaisempi ja tärkeämpi asia, sitä todennäköisemmin sen dokumentointi kirjallisesti on hyödyksi.

Kommentoi, kysy lisää, pyydä neuvoa: jaakko.ranta (at) riskitor.fi / 050 3484824.

Scroll Up